La veille c’est monter la garde et collecter les informations stratégiques qui permettrons à votre structure de prendre des décisions optimales. Mais comment faire de la veille efficacement ?
Assurer un cycle de veille productif
Le cycle de veille est ce qui caractérise l’activité de veille. Plus vous l’améliorez et plus votre veille est efficace. L’identification du besoin informationnelle est la première étape et un des piliers déterminants pour la suite de vos actions. Dans cette étape vous devez mener une réflexion afin de savoir les informations que vous vouliez réellement. Cela permettra d’évaluer l’étendue des sources (sourcing) et tracer un périmètre de surveillance.
Après cela, vient la collecte des informations qui doit se réaliser de manière rigoureuse. En général, elle s’effectue à l’aide de méthodes et outils particuliers. Il existe de nombreux outils qui vous alerte automatiquement selon les informations que vous recherchez : outils de curation (Buzzsumo, Mention, Scoop.it…), moteurs de recherche, flux RSS, agents intelligents, services d’alerte…etc. Pour gagner en temps et en productivité, lorsqu’il y a beaucoup de sources à surveiller, vous pouvez songer à une collecte collaborative en y associant vos collaborateurs.
Collecter des informations c’est bien mais après il va falloir les traiter et les analyser avant de les diffuser à l’équipe dirigeante. C’est une phase cruciale du cycle de veille car vous devez repérer les informations les fiables et pertinentes. Il faut que les veilleurs possèdent une grande culture qui permet de répondre aux besoins définit par la hiérarchie.
La dernière étape est la diffusion de l’information stratégique qui exige une bonne transcription et une mise en forme des informations. Avec ces informations, les décideurs pourront mener leurs réflexions et nourrir leurs décisions. Dans le cycle de veille on observe le rôle de chacun en partant du besoin informationnel jusqu’à la phase de diffusion. Chaque étape doit disposer d’acteurs qui sont en mesure de faire remonter des informations fiables aux décideurs. A travers ces phases, les participants doivent également être capable de repérer et gérer les signaux en se penchant sur des sources fiables.
Garantir des sources fiables et diversifiées
Bien évidemment, la veille tourne autour de la recherche de l’information et si l’information n’est pas fiable ou transmise sans vérification préalable, il n’ y a pas de valeur ajoutée. Rappelez-vous de vos objectifs. Pourquoi faîtes-vous de la veille ? et pour quel but ? Ne vous perdez pas et restez dans votre périmètre de surveillance. En outre, pour rechercher les informations il faut que vous définissiez vos mot-clés. Ces derniers se définissent selon les besoins informationnelles spécifiés par les décideurs.
Ceci dit, ne vous limitez pas dans votre recherche. Sachez qu’il y a une diversité de source : les sites institutionnels, les blogs, les forums, les réseaux sociaux…etc. Un veilleur doit avoir de la curiosité pour garantir un travail de qualité. Il doit être présent sur les informations en maniant des outils et techniques adaptés.
Choisir un outil de veille adapté
Comme nous l’avons remarqué plus haut, les outils de veille sont nombreux et chacun possède différents caractéristiques. Néanmoins, il faut savoir qu’il y a deux méthodes pour faire de la veille : les méthodes pull (tirer) et push (pousser). Le pull signifie que l’utilisateur fait l’effort d’aller chercher l’information alors que dans le push, c’est l’information qui vient automatiquement à lui.
Ces deux techniques présentent des avantages et des inconvénients. La méthode pull requiert plus de temps car c’est l’utilisateur lui-même qui recueille les informations. Dans ce cas, les informations sont plus pertinentes. Le push permet de gagner du temps et d’être à jour sur les informations. Mais l’outil push peut créer du bruit et de l’infobésité (excès d’information). C’est dans cette méthode qu’il faut choisir entre les agrégateurs de flux rss, les agents intelligents et les logiciels automatiques et autonomes. Cependant, le choix de l’outil doit se faire selon les besoins qu’il faut répondre et surtout laisser une place à la réflexion.
